Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Signum Security
Grünlingweg 2
91220 Schnaittach Nürnberg
Telefon: +49 172 9319609
E-Mail: info@signum-security.de
Geschäftsführer: S. Untch / T.Gebhard

Technischer Betrieb (Auftragsverarbeiter):
Cambium Holding UG (haftungsbeschränkt)
Kilian Kluge
E-Mail: info@ateliernodus.com

Unterauftragsverarbeiter:
Hetzner Online GmbH (Hosting, Rechenzentrum Nürnberg)

2. Datenschutzbeauftragter

Das Unternehmen ist gemäß Art. 37 DSGVO nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, da weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich an die Geschäftsführung unter info@signum-security.de.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses werden folgende personenbezogene Daten in der App verarbeitet:

Stammdaten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Anschrift
• Notfallkontakt

Beschäftigungsdaten:

• Stundenlohn und Lohnhistorie
• Wochensollstunden
• Einsatztypen (Türdienst, Objektschutz etc.)
• Qualifikationen mit Ablaufdaten (§34a, Sachkundeprüfung, Erste Hilfe etc.)

Zeiterfassungsdaten:

• Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Pause)
• Einsatzort und Einsatztyp
• Schichtplanung und Schichtbestätigungen
• Überstunden und Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag)
• Urlaubsanträge und Krankmeldungen
• Verfügbarkeiten

Technische Daten:

• IP-Adresse bei der Nutzung
• Geräteinformationen (Browser, Betriebssystem)
• Zeitstempel aller Aktionen (Audit-Log)

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO):

• Arbeitserlaubnis-Status und Aufenthaltstitel (Verarbeitung erforderlich zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO)
• Krankmeldungen (nur Zeitraum, keine Diagnosen)

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung des Arbeitsvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Gesetzliche Pflichten (ArbZG §16 Zeiterfassung, BewachV §21 Aufbewahrungspflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Einsatzplanung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Einwilligung für die elektronische Erfassung
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO: Verarbeitung besonderer Kategorien zur Ausübung von Rechten aus dem Arbeitsrecht (Arbeitserlaubnis, Krankmeldungen)

5. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

• Ihre Geschäftsführung (vollständiger Zugriff zur Personalverwaltung und Einsatzplanung)
• Der technische Betreiber (Cambium Holding UG) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wurde geschlossen.
• Der Hosting-Anbieter (Hetzner Online GmbH) als Unterauftragsverarbeiter. Hetzner verarbeitet Daten ausschließlich in Deutschland und ist nach ISO 27001 zertifiziert.
• Sie selbst (Ihre eigenen Daten, Schichten, Zeiteinträge)
• Kunden sehen ausschließlich anonymisierte Schichtdaten (keine Namen, keine persönlichen Daten)

6. Cookies und Speichertechnologien

Die App verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies für die Authentifizierung. Diese Cookies sind für den Betrieb der App erforderlich und werden nach dem Abmelden gelöscht.

Es werden KEINE Tracking-Cookies, Analyse-Cookies oder Cookies von Drittanbietern eingesetzt.

Für die Offline-Funktionalität nutzt die App einen Service Worker, der statische Inhalte lokal auf Ihrem Gerät zwischenspeichert.

7. Push-Benachrichtigungen

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung können Push-Benachrichtigungen an Ihr Gerät gesendet werden (z.B. bei neuen Schichtzuweisungen oder bestätigten Zeiteinträgen).

Dabei wird ein gerätespezifischer Token (Push-Subscription) auf unserem Server gespeichert. Dieser Token enthält keine persönlichen Informationen.

Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit in den App-Einstellungen oder in den Geräteeinstellungen deaktivieren. Der Token wird daraufhin gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

8. Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert:

• Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Nürnberg (NBG1)
• Serverstandort: Deutschland
• Zertifizierung: ISO 27001, ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz
• Es findet KEINE Übermittlung in Drittländer statt
• Es werden KEINE Cloud-Dienste außerhalb der EU genutzt

9. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

• Während Ihres Beschäftigungsverhältnisses: Alle Daten aktiv
• Nach Beendigung: Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Fristen

• – Lohndaten: 6 Jahre (§257 HGB, §147 AO)
• – Qualifikationsnachweise: 3 Jahre nach Beschäftigungsende (§21 BewachV)
• – Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§16 ArbZG)

Nach Ablauf der Fristen: Automatische Löschung

10. Datenexport bei Vertragsende

Nach Beendigung des SaaS-Vertrags zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen in einem maschinenlesbaren Format (CSV/JSON) bereitgestellt und anschließend vollständig gelöscht.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (§257 HGB, §147 AO, §16 ArbZG, §21 BewachV) bleiben hiervon unberührt und werden vom Verantwortlichen eigenständig eingehalten.

11. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung nach Fristablauf (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an Ihre Geschäftsführung oder an den technischen Betreiber unter info@ateliernodus.com.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Alle Entscheidungen (Schichtzuweisungen, Lohnabrechnungen, Genehmigungen) werden von der Geschäftsführung getroffen.

Automatische Berechnungen (z.B. Zuschläge, Pausenzeiten) dienen ausschließlich als Vorschläge und werden vor der endgültigen Freigabe von der Geschäftsführung geprüft.

13. KI-Nutzung

KI-gestützte Werkzeuge (z.B. Programmierassistenten) werden ausschließlich im Rahmen der Softwareentwicklung eingesetzt und haben keinen Zugriff auf Produktionsdaten oder personenbezogene Daten der Nutzer.

Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Es findet keine KI-basierte Auswertung, Profilbildung oder automatisierte Entscheidungsfindung auf Basis Ihrer personenbezogenen Daten statt.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

15. Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS)
• Passwörter werden gehasht gespeichert
• Revisionssicherer Audit-Trail
• Automatische Datenbank-Backups
• Zugriffskontrolle nach Rollen (Geschäftsführer, Mitarbeiter, Kunde)
• Server in ISO 27001 zertifiziertem Rechenzentrum

16. Änderungen

Bei Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden Sie beim nächsten Login aufgefordert, der neuen Version zuzustimmen.